Obawa o wysokie koszty windykacyjne nadal sprawia, iż wierzyciele w większości przypadków próbują na własną rękę odzyskiwać należne im pieniądze za wykonaną usługę czy sprzedany towar, co działa na ich niekorzyść. O tym, jak skutecznie odzyskać pieniądze pisze ekspertka Monika Toczyńska, właścicielka kancelarii Audix Polska sp. z o.o.
Właściciele firm popełniają najczęściej błędy merytoryczne, które uniemożliwią w dalszym procesie odzyskanie wierzytelności przez profesjonalne firmy windykacyjne. Nie zawsze pozew ściągnięty ze strony internetowej będzie odpowiedni dla danego problemu, nie każdy podpisany dokument będzie przerywał bieg przedawnienia roszczenia.
Prawo po stronie wierzycieli
Zmiany prawa w obszarze windykacji należności zrobiły duży ukłon w stronę wierzycieli. Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych z dnia 08 marca 2013 r. (Dz. U. z dnia 28 marca 2013 r.) daje wierzycielowi możliwość odzyskania kosztów windykacji wierzytelności, w razie braku terminowej zapłaty należności przez dłużnika już na podstawie samej ustawy. Ustawa wprowadza dwa rodzaje kosztów windykacji, jakich może żądać od dłużnika wierzyciel, niezależnie od wysokości niezapłaconej wierzytelności. Ustawa ta nie ma zastosowania do wszystkich wierzytelności. Po pierwsze, dotyczy umów zawartych głównie pomiędzy przedsiębiorcami; czyli nie skorzystają z niej konsumenci ani przedsiębiorcy, których dłużnikami są konsumenci.
Przepisy ustawy stosuje się do transakcji handlowych, których wyłącznymi stronami są:
1) przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów art. 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447, z późn. zm.3));
2) podmioty prowadzące działalność, o której mowa w art. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej;
3) podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.4));
4) osoby wykonujące wolny zawód;
5) oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych;
6) zagraniczni przedsiębiorcy, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o zasadach prowadzenia na terytorium Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej działalności gospodarczej w zakresie drobnej wytwórczości przez zagraniczne osoby prawne i fizyczne (Dz. U. z 1989 r. Nr 27, poz. 148, z późn. zm.5)), prowadzący przedsiębiorstwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
7) przedsiębiorcy z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej.
Przedmiotem umowy musi być transakcja handlowa. Ustawa zawiera definicję transakcji handlowej i zgodnie z art. 4 ustawy:
1) transakcja handlowa – umowę, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony, o których mowa w art. 2, zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością;(..)
Ustawa wyłącza też konkretne rodzaje umów z zastosowania do nich tejże ustawy. Wyłączenia te są wymienione w art. 3 ustawy. Przepisów ustawy nie stosuje się do:
1) długów objętych postępowaniami prowadzonymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. z 2012 r. poz. 1112 i 1529 oraz z 2013 r. poz. 355);
2) umów, na podstawie których są wykonywane czynności bankowe w rozumieniu przepisów art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1376, 1385 i 1529);
3) umów, których stronami są wyłącznie podmioty zaliczane do sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych;
4) dostaw i usług, do których stosuje się przepis art. 346 ust. 1 lit. b Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
Niezbędne formalności
Co to oznacza w praktyce? Przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą towarów (np. materiałów budowlanych) innym przedsiębiorcom, lub przedsiębiorcy świadczący odpłatnie usługi (np. instalacja sieci informatycznej) dla innych przedsiębiorców (w obu przypadkach – jeżeli odbywa się to w ramach prowadzenia ich działalności gospodarczej), w sytuacji gdy dłużnik nie zapłaci za dostarczony towar lub wykonaną usługę, wierzyciel będzie mógł obciążyć dłużnika kosztami windykacji takiej należności. Jednak bardzo ważne jest, aby wierzyciel potrafił udokumentować to, że ze swojej strony umowę wykonał, mówiąc krótko, sprzedał towar lub wykonał usługę. Niestety, często przedsiębiorcy odbiegają od formalizmów związanych z umowami, jakie powinni zawrzeć przed sprzedażą lub wykonaniem usługi, po to aby transakcja przebiegła jak najsprawniej. W momencie kiedy kontrahent okazuje się nierzetelny, te „zbędne formalności” okazują się niezbędnymi, aby móc skutecznie dochodzić należności przed sądem. Zaznaczę tu, że takim potwierdzeniem wykonania umowy przez wierzyciela będzie np. potwierdzenie odbioru dostarczenia towaru do dłużnika, list przewozowy albo protokół odbioru prac, złożone zamówienie, potwierdzenie prawidłowego wykonania zamówienia lub usługi. Niestety, nie zawsze wystawienie faktury VAT będzie wystarczającym dowodem w sprawie w dochodzeniu swoich należności.
Koszty windykacji po stronie dłużnika
Ustawa wprowadza dwa rodzaje kosztów windykacji, jakich może żądać od dłużnika wierzyciel, niezależnie od wysokości niezapłaconej wierzytelności. Pierwsze są kosztami zryczałtowanymi i wynoszą równowartość 40 euro, przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne (art. 10 ust. 1 ustawy). Równowartość ta należy się wierzycielowi za każdym razem, kiedy dłużnik przekroczy termin zapłaty ustalony w umowie bądź na fakturze, niezależnie od rzeczywiście poniesionych kosztów. Drugi rodzaj kosztów, to koszty ponad równowartość 40 euro (art. 10 ust. 2 ustawy). Wierzyciel, który chce dochodzić od dłużnika kosztów windykacji przekraczających równowartość 40 euro, będzie musiał poniesienie tych kosztów udowodnić. Wydaje się, że wystarczającym sposobem jest przedstawienie np. zestawienia poniesionych kosztów: dowodów nadania wezwań do zapłaty do dłużnika (lista wysyłkowa), wykonanych telefonów (bilingi), podliczenie ilości czasu poświęconego przez pracownika zajmującego się windykacją w firmie wierzyciela z przeliczeniem wg etatu. Zestawienie takie powinno być dołączone do pozwu, w którym żądamy zwrotu kosztów. Problematyczna może okazać się kwestia czasu, kiedy można rozliczyć koszty związane z obsługą windykacji należności przez firmę windykacyjną.
Z moich doświadczeń wynika, iż wierzyciele obciążają dłużników notą księgową za dochodzenie roszczeń, w tym opłat prowizyjnych. powołując się na ustawę o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Z praktyki wynika, iż dłużnicy obawiając się kolejnych postępowań przed sądem, regulują należności związane z poniesionymi kosztami przez wierzyciela. Oczywiście koszty jakie poniósł wierzyciel zatrudniając firmę windykacyjną np. związane z napisaniem pozwu, a które zostały zafakturowane można ująć we wcześniejszym pozwie. Nowa ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych daje więc możliwość, aby w całości przerzucić koszty windykacji należności na dłużnika, co jest dużym ułatwieniem dla wierzycieli zwłaszcza dla tych, których specyfika branży wymusza niską marżę na produkcie. Ponoszenie kosztów windykacji – czy to przez siebie samego zatrudniając pracowników ds. windykacji czy też przez firmę zewnętrzną, powoduje, że wierzyciel nie zarabia na takich transakcjach, co do których musi prowadzić windykację, gdyż koszty te „zjadają” marżę. Kontrahenci nie mogą umówić się między sobą, że zapisy ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych nie będą ich obowiązywały, a jeżeli tak zrobią, zapis taki jest nieważny. Celem ustawy jest przede wszystkim zneutralizowanie zatorów płatniczych. Pozostaje mieć nadzieję, że obciążenie niesolidnych kontrahentów kosztami dodatkowymi większymi niż odsetki ustawowe, będzie bodźcem do tego, aby płacić faktury w terminie.
Biorąc pod uwagę ukłon w stronę wierzycieli, musimy jednak pamiętać, iż czas jaki mamy na odzyskanie swoich należności jest najważniejszym elementem odniesienia sukcesu w związku z tym, iż prawo umożliwia dłużnikom stałe uchylanie się od płatności. Co więcej, mogą oni całkowicie uniknąć odpowiedzialności za swoje zobowiązania finansowe. Gwarantuje im to zapis o przedawnieniu roszczeń, zatwary w kodeksie cywilnym. Kiedy zatem egzekwowanie wierzytelności staje się niemożliwe do zrealizowania ? Więcej na ten temat w kolejnym artykule.
Monika Toczyńska
Facebook
RSS