Akademia Podatków 8Tax: O tym, kiedy mogę mieć swojego pełnomocnika i w jakim zakresie?

Każdy z nas niejednokrotnie będąc przedsiębiorcą czy też osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej, wykonuje określone czynności przed organami administracji państwowej. Zdarza się, że jesteśmy wezwani do stawienia się przed określonym organem i zastanawiamy się, czy musimy pójść osobiście, czy też możemy posłużyć się pełnomocnikiem. Dzisiejszy materiał ekspercki autorstwa Beaty Hudziak, doradcy podatkowego i partnera zarządzającego 8Tax Doradztwo Podatkowe sp. z o.o przybliży Czytelnikom instytucję pełnomocnika oraz wyjaśni, kiedy możemy takiego pełnomocnika umocować w sprawach toczących się przez organami podatkowymi.

Najistotniejsze jest to, że, co do zasady, we wszelkich sprawach podatkowych, których jesteśmy stroną, możemy działać osobiście lub przez ustanowionego przez siebie pełnomocnika.

Dla ważności pełnomocnictwa istotne jest prawidłowe złożenie oświadczenia woli przez podmiot będący stroną sprawy podatkowej, jak i prawidłowość podpisania umocowania przez osoby do tego uprawnione. Oznacza to, że konieczne jest skonkretyzowanie w pełnomocnictwie, kto udziela pełnomocnictwa, w jakim zakresie i komu. Dla ważności pełnomocnictwa nie jest zaś konieczne jego opłacenie, tj. uiszczenie opłaty skarbowej. Nawet, gdy pełnomocnictwo nie zostało prawidłowo opłacone, tj. nie została uiszczona opłata skarbowa, to i tak zachowuje swoją ważność. Ma to istotne znaczenie, gdyż w praktyce często spotykam się z sytuacją, gdy urzędnik żąda przedłożenia dowodu opłacenia opłaty skarbowej, wskazując, że brak uiszczenia opłaty powoduje, że pełnomocnictwo nie jest ważne. Pamiętajmy! To nie jest prawdą.

Istotny jest także prawidłowo określony zakres pełnomocnictwa. Należy w nim wskazać, m.in. czy obejmuje wszelkie czynności procesowe, czy tylko niektóre z nich. Do najważniejszych rodzajów pełnomocnictw, z którymi na co dzień możemy się spotkać w kontaktach z organami podatkowymi, należą pełnomocnictwa szczególne i ogólne.

Co to jest pełnomocnictwo ogólne

•  Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Pełnomocnictwa ogólnego udziela się na specjalnie do tego przeznaczonym druku PPO-1.
• Informacje o udzieleniu pełnomocnictwa, o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu minister właściwy do spraw finansów publicznych umieszcza w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych, zwanym dalej „Centralnym Rejestrem”.
• Udzielenie pełnomocnictwa ogólnego jest zwolnione z opłaty skarbowej.
• W przypadku, gdy podatnik udzielił pełnomocnictwa ogólnego, osoba umocowana w ten sposób może również być pełnomocnikiem podatnika podczas odbywającej się kontroli podatkowej lub celno-skarbowej.
• Pełnomocnictwo ogólne w praktyce jest coraz częściej wykorzystywaną instytucją przez podatników. Sprawia ono bowiem, że organ podatkowy kontaktuje się we wszystkich sprawach z umocowanym pełnomocnikiem, a nie podatnikiem. Przykładowo, zawiadomienie o zamiarze rozpoczęcia kontroli podatkowej, czy nawet przedłożenie upoważnienia do kontroli podatkowej powinno zostać dokonane na ręce pełnomocnika ogólnego.

Co to jest pełnomocnictwo szczególne

• Pełnomocnictwo szczególne upoważnia z kolei do działania we wskazanej, ściśle określonej w pełnomocnictwie sprawie podatkowej.
• Pełnomocnictwo szczególne jest udzielane na piśmie, na specjalnie do tego przeznaczonym druku PPS-1 lub może być zgłoszone ustnie do protokołu.
• Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa szczególnego wywiera skutek od dnia zawiadomienia o tym fakcie organu podatkowego.
• Udzielenie pełnomocnictwa szczególnego jest objęte obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej.

Czy pełnomocnikiem może być firma, np. kancelaria doradztwa podatkowego, biuro rachunkowe, spółka?

•  Pamiętajmy, że pełnomocnikiem może być wyłącznie osoba fizyczna, czyli osoba zindywidualizowana poprzez wskazanie imienia i nazwiska oraz miejsca zamieszkania.
• Jeżeli współpracujemy z kancelarią prawną, doradztwa podatkowego albo z biurem rachunkowym, to z jej ramienia pełnomocnikiem może być wyłącznie osoba fizyczna wykonująca zawód w takim podmiocie. Pełnomocnikiem nie może być zatem spółka z o.o., spółka akcyjna, czy jakakolwiek spółka osobowa (np. spółka komandytowa, spółka jawna).
• Jednak w sytuacji, gdyby kancelaria doradztwa podatkowego, kancelaria prawna lub biuro rachunkowe działały w formie jednoosobowych działalności gospodarczych, wówczas właściciel takiego przedsiębiorstwa będący osobą fizyczną może być pełnomocnikiem.

Czy mogę umocować pełnomocnika, aby złożył zeznania albo wyjaśnienia w mojej sprawie, jeżeli jestem wezwany na przesłuchanie w charakterze strony albo świadka w sprawie podatkowej?

• Składanie zeznań czy też wyjaśnień w charakterze strony albo w charakterze świadka wymagają osobistego udziału samego podatnika. Stąd też zastępstwo jest wykluczone.

• Jeżeli jednak podatnik jest przesłuchiwany w charakterze strony, wówczas ma prawo skorzystać z udziału w trakcie przesłuchania z obecności pełnomocnika. Pełnomocnik ma prawo zadawać pytania podatnikowi, jak i składać własne wnioski, np. w zakresie wykluczenia skonkretyzowanych pytań zadawanych przez urzędnika w trakcie trwającego przesłuchania, np. z uwagi na fakt, iż pytanie nie dotyczy okoliczności, z powodu których strona jest przesłuchiwana.

Czy moim pełnomocnikiem może być małżonek i czy musi posługiwać się oficjalnym pełnomocnictwem?

• Osoba fizyczna, która działa w imieniu podatnika, musi co do zasady być w posiadaniu odpowiedniego pełnomocnictwa. Wyjątek wprowadzono w przypadku małżonków. Małżonek podatnika może bez formalnego umocowania reprezentować podatnika. Działanie bez formalnego umocowania dotyczy kwestii mniejszej wagi, przy czym istotne jest, aby nie było wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia małżonka do występowania w imieniu podatnika.
• Niestety, przepis pozwalający na działanie małżonka podatnika bez formalnego umocowania jest mało precyzyjny co do określeń w nim zawartych takich jak „sprawa mniejszej wagi”, a także sposobów udowodnienia, że „nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu strony”, stąd też podatnicy muszą się liczyć z tym, że organy podatkowe w praktyce żądają formalnego umocowania w każdej sprawie.

PODSUMOWANIE

Mamy możliwość ustanowienia pełnomocnika ogólnego w sprawach podatkowych. Dzięki tej instytucji zasadniczo uwolnimy się od obowiązku kontaktowania się z organem podatkowym, gdyż wszelkie sprawy, w tym wezwania będą kierowane do tego pełnomocnika.

Pełnomocnikiem może być tylko skonkretyzowana osoba fizyczna. Pełnomocnikiem nie musi być osoba posiadająca określone uprawnienia, np. radca prawny, adwokat czy doradca podatkowy. Pełnomocnikiem może być także małżonek.

Jeżeli jesteśmy wzywani na przesłuchanie, to stawić się na nie musimy osobiście. Jeżeli jesteśmy przesłuchiwani w charakterze strony, to możemy wziąć ze sobą pełnomocnika, który będzie uprawniony do zadawania nam pytań. Z kolei, jeżeli jesteśmy wzywani na przesłuchanie w charakterze świadka, to niestety pełnomocnika ze sobą wziąć nie możemy.

Partner cyklu – 8Tax Doradztwo Podatkowe sp. z o.o

Autor: Beata Hudziak, partner zarządzający, doradca podatkowy 8Tax Doradztwo Podatkowe sp. z o.o

Przeczytaj wywiad z autorką tekstu Beatą Hudziak, doradcą podatkowym, partnerem zarządzającym 8Tax Doradztwo Podatkowe sp. z o.o.:

Akademia Podatków 8Tax: Doradca podatkowy – ekspert do zadań specjalnych