Monika Toczyńska: Bilans między pracą a rodziną jest najważniejszy

Właścicielka kancelarii prawno-księgowej z kilkoma już oddziałami. Wie, jak łączyć życie zawodowe z rodziną i umiejętnością odpoczynku, by naładować akumulatory. Ciągły rozwój jej Kancelarii zawdzięcza sile swojej i zaufanych pracowników, którzy są z nią od lat, a nowi ciągle przybywają. W biznesie najważniejsza jest dla niej przejrzystość i działanie, chwilowe problemy traktuje jako wyzwanie i kopniaka motywacyjnego.

Kobieta, prawo i pieniądze to chyba bardzo dobre biznesowe połączenie. Jak ocenia pani swoją branżę?

Monika Toczyńska: właścicielka kancelarii prawno-księgowej AUDIX Polska: W branży, którą reprezentuję, a mianowicie prawo i finanse, wiedza jest niezbędna do prowadzenia rzetelnie i na wysokim poziomie merytorycznym swojej firmy, dlatego też przywiązuję ogromną wagę do ciągłego kształcenia siebie i pracowników. Wspomniane połączenie jest dobre, ale bardzo trudne, biorąc pod uwagę fakt, iż obsługa prawna to usługa, księgowość to usługa, nic tu nie można na siebie włożyć, nic nie można zjeść ani pochwalić się znajomym. Niestety, branża usług w Polsce jest dość mocno niedoceniana. Na co dzień spotykam się z stwierdzeniem, że przeczytanie czy konsultacja czy też napisanie umowy to nic wielkiego dla nas w Kancelarii i przecież możemy robić to za pół darmo lub w ramach dobrej współpracy. Ja tu zawsze zastanawiam się i zadaję sobie pytanie – jakiej współpracy?

Kolejne stwierdzenie, z którym się spotykam przy negocjowaniu wynagrodzenia dla Kancelarii to – „Co to jest wpisać parę FV i przelewów do systemu księgowego i wysłać do Urzędu Skarbowego czy rozliczyć pracowników i wysłać do ZUS – dla dobrej księgowej” i tu zaczynamy dochodzić do stwierdzenia, że dla przedsiębiorców bardzo rzadko liczy się jakość. Głównie, aby nie powiedzieć, przede wszystkim, chcą jak najmniej zapłacić za bardzo dobra usługę. Oczywiście zgadzam się, że można znaleźć sobie księgowość spółki prawa handlowego za niewielkie pieniądze. Doświadczenie mamy takie, że niestety w Kancelarii przejmowaliśmy takie spółki po kontrolach skarbowych, nierzetelnej księgowości i mieliśmy bardzo dużo pracy, aby wyprostować wszelkie błędy, wynikające głównie z niewiedzy osób prowadzących rozliczenia. Moja branża jest zepsuta przez pseudo biura księgowe, które pracują za minimalne stawki, które niszczą wizerunek dobrej i rzetelnej księgowości, przez kancelarie prawne, które z kolei „zdzierają” ogromne kwoty za sprawy sądowe dla tzw. jednego klienta. Wszystkie usługi i cena za nie powinna być wyważona, zgodnie z ilością wkładanej pracy i wiedzy. I tak właśnie działamy w mojej Kancelarii Audix Polska Sp. z o.o.

W czym specjalizuje się pani kancelaria?

Jesteśmy organizacją stworzoną przez ludzi i dla ludzi. Na co dzień Kancelaria świadczy kompleksowe usługi zarządzania należnościami, a gdy na to jest za późno – wierzytelnościami, aspektami doradztwa prawnego i prawno-finansowego, koncentrując się na pełnej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, a także na wspomaganiu obsługi innych procesów biznesowych. Zapewniamy konsultacje i opracowywanie umów z zakresu prawa gospodarczego, prawa pracy, rynku nieruchomości, rejestrację podmiotów prawa handlowego, wprowadzanie zmian w dokumentach rejestrowych. Świadczymy profesjonalnie i rzetelne prowadzenie wszystkich rodzajów księgowości – księgi handlowe, przychodów i rozchodów, rejestry VAT, również na potrzeby stowarzyszeń i fundacji. Obsługę kadrowo – płacową, prowadzoną na zasadach outsourcingu na zlecenie i na zewnątrz przedsiębiorstw naszych Klientów, w celu odciążenia pracowników pionów finansowych oraz utrzymania w tajemnicy danych dotyczących wysokości wynagrodzeń. Rozliczeń z urzędami, w tym z Urzędem Skarbowym i ZUS. Wyprowadzanie zaległości w dokumentach księgowych, kadrowych, rozliczeniowych oraz w zakresie rozliczeń publicznoprawnych.

Co jest dla pani najważniejsze w budowaniu marki Kancelarii Audix?

Marka to ludzie, którzy tworzą firmę, ich wiedza, zaangażowanie, otwartość na zmiany, nastawienie na ciągły rozwój, którzy nie poddają się niepowodzeniom, dla których porażka jest motorem do dalszego działania, poszukiwania rozwiązań.

A co jest dla pani priorytetem w kontakcie z klientami?

W Kancelarii Audix Polska Sp. z o.o. kierujemy się podstawowymi zasadami współpracy z klientami: poufność – zapewniamy bezwarunkowo zachowanie w tajemnicy wszystkich powierzonych przez klientów oraz potencjalnych Klientów informacji – wykonując powierzone zadania, kierujemy się wyłącznie dobrem klienta, nie zaś interesem kogokolwiek innego, nie kierujemy się własnymi opiniami, przekonaniami i wartościami, nie oceniamy spraw i działań klientów. Szacunek, zaufanie, a także umiejętność przekazywania informacji w sposób zrozumiały dla klienta, to podstawa w kontaktach z klientem.

Trzy lata temu była pani bohaterką 2. edycji książki „Sukces jest Kobietą”. Co od tego czasu zmieniło się w pani życiu zawodowym?

Kancelaria powiększyła swój zespół o kolejne wspaniałe księgowe, będące specjalistkami w rachunkowości spółek prawa handlowego. Pracujemy na wysokiej klasy sprzęcie komputerowym, który został wymieniony, a co za tym idzie, mamy możliwość współpracy z pracownikami i klientami biura rachunkowego zdalnie. Naszym klientom udostępniamy bezpłatnie możliwość korzystania z programu księgowego, gdzie jednym kliknięciem przekazywane są dokumenty do dedykowanych księgowych. Zostałam udziałowcem w kliku spółkach m.in. z branży reklamowej ze szczególnym nakładem na gadżety reklamowe oraz branży eksportowo-importowej a ta współpraca jest dla mnie nauką i wyzwaniem.

Jakie cechy charakteru musi mieć według pani skuteczna bizneswoman?

Samodyscyplina, zdolność podejmowania decyzji w każdych warunkach, umiejętność porozumiewania się, a nie tylko wymagania oraz pokora i przywiązywanie wagi do szczegółów. Szacunek do współpracowników. Umiejętność dostrzegania i wykorzystywania ciągłych zmian na rynku. Ważny w biznesie jest profesjonalizm i rzetelność, a idąc dalej – usługi na najwyższym poziomie merytorycznym, stawiające sobie za cel dobro interesów Klientów.

Co, według pani obserwacji zawodowych, najbardziej utrudnia młodym przedsiębiorcom prowadzenie firmy?

Brak pokory, niechęć do korzystania i powierzania spraw związanych z prowadzeniem firmy specjalistom, określam to stwierdzeniem „Zosia Samosia”. Młodzi ludzie zakładając firmy, od razu chcą być milionerami, a niestety na początku jest to ciężka praca. Kolejne utrudnienie to zawiłość przepisów prawno-podatkowych, które trzeba znać, aby nie popełnić błędu na samym początku prowadzenia firmy, a co za tym idzie, przydatna, a czasami konieczna jest współpraca z dobrym biurem prawno-rachunkowym.

Jaka jest pani osobista definicja sukcesu?

Nie mam definicji sukcesu. Może jest to związane z tym, iż nie uważam, abym osiągnęła coś spektakularnego. Dla mnie najważniejsze jest przede wszystkim utrzymanie i rozwój firmy od 2006 roku, powiększanie grona zarówno klientów zadowolonych z naszych usług, jak i zespołu Kancelarii. Jestem ogromnie szczęśliwa, że nie zawiodłam swoich pracowników, którzy dali mi ogromny kredyt zaufania w czasie zachwiania i podejmowania decyzji „co dalej”, że nadal ze mną są na dobre i na złe. Osiągnęłam wewnętrzny spokój dzięki stabilnej sytuacji finansowej, jaką daje mi praca w Kancelarii. Mam wspaniałą córkę, które chce słuchać moich rad i wykorzystuje je w swoim nastoletnim życiu. Mam czas dla siebie, mogę dalej zdobywać wiedzę i dzielić się nią klientami.

Z czego jest pani najbardziej dumna zawodowo?

Z radością patrzę na rozwój Kancelarii, na stabilizację jaką mi daje. Z każdym dniem jestem coraz bardziej świadoma, że nasza praca ma sens, że jesteśmy potrzebni, starając się uświadamiać przedsiębiorcom wartość i potrzebę usług, jakie świadczymy na co dzień. Jestem usatysfakcjonowana, że nasi klienci polecają nas swoim znajomym, jest to dla mnie informacja zwrotna, że są zadowoleni ze współpracy z nami.

Jak udaje się pani znaleźć równowagę między pracą a życiem osobistym? Ma pani na to jakiś sprawdzony przepis?

Nigdy nie miałam problemu z połączeniem biznesu z byciem po prostu mamą czy partnerką. Moim sposobem na szczęśliwe połączenie życia prywatnego z biznesem to przede wszystkim umiejętność wynalezienia czasu dla bliskich i poświęcenia go tylko dla nich. To może być wycieczka rowerowa, sprawdzenie pracy domowej, wspólne gotowanie, leniuchowanie przed telewizorem, pogaduchy przy kolacji – rzeczy proste, aczkolwiek niezbędne w byciu razem z rodziną. Odpoczywam, uczestnicząc w zajęciach fitness lub idąc na basen.

Najważniejsze wyzwania zawodowe przed panią to?

Nie wiem czy jest to wyzwanie, ale na pewno stawiam na dalszy rozwój Kancelarii, powiększając zespół specjalistów, z których wiedzy będą mogli korzystać nasi Klienci.

Jak radzi sobie pani z przeciwnościami, przeszkodami, które pojawiają się na drodze każdego przedsiębiorcy?

Problem jest po to, aby go rozwiązać i tak też radzę sobie ze wszystkimi przeszkodami, jakie napotykam na drodze bycia przedsiębiorcą. Otaczam się zawsze ludźmi mądrzejszymi od siebie, od których czerpię wiedzę i pomysły, więc mając tak wspaniały zespół stwierdzam bez wahania, że każdy problem jest do rozwiązania.

Co poradziłaby pani każdej kobiecie, która stawia pierwsze kroki w swojej zawodowej karierze?

Moja rada: „Nie czekaj, pora nigdy nie będzie lepsza na założenie własnego biznesu, rozpoczynajmy z tym co mamy”. Używajmy na początek narzędzi, którymi dysponujemy, a lepsze pojawią się z czasem. Pytajmy, jaką firmę założyć, co będzie lepsze: działalność gospodarcza czy spółka, jakie podjąć kroki marketingowe, u kogo najlepiej zrobić stronę internetową, jakie biuro księgowe będzie nam pomagać rozwiązywać problemy i podpowiadać pewne rozwiązania, a nie jedynie „wklepywać” dokumenty. Dzięki temu, że część z nas już sobie uświadomiła, że warto ryzykować, to warto w siebie wierzyć i w to, że damy radę pogodzić rodzinę i firmę, bo jesteśmy perfekcjonistkami i jako kobiety mamy wspaniałe kobiece biznesy. Pamiętajmy, by osiągnąć coś wartościowego, potrzebujemy pomocy i współpracy wielu ludzi, dlatego umiejętności interpersonalne są więcej warte niż cokolwiek innego, jeżeli chodzi o zdobywanie wsparcia i pomocy w działaniu. Pamiętajmy, że nasza podróż zawsze zaczyna się od pierwszego kroku. Wcześniej czy później pojawi się sytuacja kryzysowa i to, w jaki sposób sobie z nią poradzimy, zadecyduje o naszym szczęściu i sukcesie. Rozczarowania i przeszkody są normalną i naturalną częścią nie tylko biznesu, ale i codziennego życia i uważam, że są potrzebne, ponieważ wydobywają z nas wielką siłę!

Rozmawiała: Dagmara Wójcik – Jędrzejewska

Redakcja: Anna Chodacka – Penier, Aneta Zadroga